FOIA
权利与责任
《弗吉尼亚信息自由法》（FOIA）保障联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录，无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录均被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。
FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。 在推进这一政策时， FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而对任何允许保留公共记录的豁免都必须进行狭义的解释。
FOIA权利
公民可以要求查阅或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。公民可以要求提前估算所请求记录的费用。如果公民认为他们的FOIA权利受到侵犯，他们可以向地区或巡回法院提交请愿书，强制遵守FOIA 。
向总务部索取记录
可通过美国邮寄、传真、电子邮件、当面或电话申请记录。FOIA 不要求以书面形式提出申请。申请人不必参考 FOIA 即可申请文件。从实际角度看，总务部可能会要求以书面形式提出申请，以确保明确说明所申请的记录 类型，并减少误解申请的可能性。
"合理的具体内容。"这是一个常识性标准。它不涉及或限制记录的容量或数量。申请必须足够具体，以便识别和查找记录。
申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA 允许检查或复制现有记录。如果不存在记录，则根据FOIA，总务部无需创建记录。
FOIA 适用于记录和文件；它不适用于询问有关总务部工作的一般性问题。
总务部可能需要澄清所要求的信息。如果信息请求需要澄清，请提供适当的联系信息。
要向总务部索取记录，请将您的具体请求连同您的邮寄地址发送至：
邮寄地址：
收件人：FOIA 请求
总务部
1100银行街，套房420
弗吉尼亚州里士满23219
电子邮件：
电子邮件主题行请至少填写以下内容：FOIA 请求
电话：（804）786-3311
信息自由咨询委员会可以解答您关于FOIA的任何问题。 可以通过电子邮件 foiacouncil@leg.state.va.us 或电话 ( 804 ) 225 - 3056或 [免费电话]: ( 866 ) 448 - 4100联系委员会。
总务部在响应请求方面的职责
总务部必须在收到您的申请后五个工作日内做出答复。第一天是收到申请的第二天。这五天不包括周末或节假日。
总务部可以要求提供申请人的姓名和法定地址。在总务部作出回应之前，请求者无需说明为何寻求这些记录。
在五天的回复期内，总务部必须做出以下回复之一：
- 所要求的记录已全部提供。
- 所有要求的记录均被保留，因为它们受到特定法定豁免的约束。总务部的回应将引用《弗吉尼亚州法典》中允许保留记录的具体章节。
- 部分所要求的记录已提供，但其他记录则被保留。如果仅一部分可获豁免，则不可保留整份记录。该记录可能会被删除，并且仅保留一部分。总务部的回应将引用弗吉尼亚州法典中包含豁免的具体章节。
- 所请求的记录在总务部找不到，或者不存在。但是，如果总务部知道另一个公共机构拥有所请求的记录，则回复将包括该其他公共机构的联系信息。
如果实际上不可能在五天内回应请求，总务部将以书面形式说明，并解释无法回应的情况。这将允许额外七个工作日来响应请求，从而使总务部总共有12工作日来响应。
如果请求内容广泛，且在不影响组织职责的情况下无法在12天内提供记录，则总务部将联系请求者，商定一个合理的时间段来提供记录。如果无法达成协议，总务部可以向法院申请额外的时间来答复。
成本
公共机构可以收取合理费用，但不得超过其获取、复制、提供或搜索所要求的记录所产生的实际成本。任何公共机构不得征收任何额外的、中介的或多余的费用或开支，以弥补与创建或维护记录或处理公共机构一般业务相关的一般成本。部门收取的任何复印费用不得超过复印的实际成本。
按照 § 2 第 F 小节的规定，所有提供所需记录的费用均应提前估算。《Virginia法典》2-3704。如果 Virginia 居民或媒体成员的申请费用估计超过 200 美元，或州外申请者的申请费用超过 50 美元，则在继续处理请求之前，将需要支付预估金额的全额押金。答复申请的时限不包括从要求交存到申请者答复之间的时间。