邮件常见问题解答
以下是有关州邮件服务和邮件处理的一些常见问题。如果您还有其他问题，请联系 OSMS。
有关 OSMS 邮件处理或计费的问题
问：如何准备外寄邮件以便通过 SMS 取件？
答：机构间邮件、国内邮件、需要特殊服务的邮件和大宗邮件都必须单独捆绑。在所有预期机构间邮件捆上放置带有正确邮件停止代码的计费邮件卡。
问：我的邮件会在 SMS 取件的当天得到处理吗？
答：除批量邮件外，所有外发邮件都将通过短信处理，并由 USPS 在收到您的当天领取。任何由我们设施提供服务的邮件必须在3:30 pm 之前到达，以保证当天处理。大宗邮件将在收到后两个工作日内处理。
问：我们需要在什么时间将隔夜快递发送到 SMS？
答：短信每天都会处理我们拥有的所有邮件和包裹，但如果当天晚些时候收到的邮件和包裹，USPS 和 UPS 可能无法保证送达。请联系 SMS，确认邮件发送目的地的截止时间。
问：短信是否处理 UPS、联邦快递、空中快递或 DHL 包裹？
答：Virginia与UPS签订了包裹运输的强制性合同。如果您的代理机构使用 SMS 计量服务，您可以填写 SMS UPS 发货表并附在包裹上，以便下次我们访问您的办公室时收到短信。用一条胶带粘贴表格，以便 SMS 在处理过程中撕下。
问：发送邮件和包裹时如何计费？
所有提交给 SMS 处理的邮件和包裹必须填写完毕的计量邮件卡或 SMS UPS 发货表。贵机构每月将收到一张邮资发票，以及一份显示当月所有交易和按预算或成本代码分列的小计的报告。您在计费邮件卡上填写的预算或成本代码就是邮资费用的计费单位。
有关 OSMS 特殊服务的问题
问：设计邮件的正确方法是什么？
答：设计邮件有许多规定，邮件也有不同类型。设计标准因邮件的大小和类型而异。请在计划阶段尽早联系 SMS，以确保您符合所有邮政规定，从而节省邮费。
问：如何创建商务回邮信封？
答：商业回复信封和卡片的设计必须符合 USPS 规定。如需设计和格式方面的帮助，请联系 SMS。
问：SMS 可以密封信封吗？
答：如果信封盖打开并相互嵌套，SMS 可以密封字母大小的信封。在 SMS 取件前，您必须密封较大的信封。
问：信封是否可以提前计量，然后由我们的办公室填充？
答：可以，但不可取。计费邮件必须在计费表印记显示的日期寄出。如果您没有完成工作或计量的信封过多，您就会有一批日期过期的信封无法使用。
问：如何在寄出的邮件上放置计费邮件卡？
答：将计费邮件卡垂直放在第一封邮件的前面，用橡皮筋或回形针捆绑在一起。
问：是否每封邮件都需要打表邮件卡？
答：每捆邮件只需一张计费邮件卡。您必须为每个预算或成本代码创建不同的捆绑包。如果您要邮寄无法捆绑的箱子或包裹，请在每个箱子或包裹上附上一张按流量计费的邮卡，或者用一条胶带附上 SMS UPS 发货单，以便 SMS 在处理过程中将其移除。
问：发送邮件和包裹时如何计费？
答：在提交给 SMS 进行处理的所有邮件和包裹中，您必须附上填写完毕的计量邮卡或 SMS UPS 发货表。这些表格用于确定贵机构的运费。SMS 将每月向贵机构发送一张邮资发票，并附上一份报告，说明当月的所有交易，以及按预算或成本代码开列的小计。您在打表邮件卡上填写的预算或成本代码就是邮资费用的结算单位。
关于 USPS 邮件等级的问题
问：邮件预分拣是什么意思？
答：在对邮件进行预分拣时，会在邮件上贴上邮政条形码。它与其他机构的邮件混合，以满足 USPS 的最低数量要求，并按邮政编码顺序排序。这样，该邮件就可以享受邮资减免。
问：预分拣标准邮件（以前的大宗邮件）和一等邮件有什么区别？
答：有几种差异，包括内容、邮费和准备工作以及投递速度。个性化物品（如账单、账单等）不能作为预分类标准邮件邮寄。必须以一等邮件的形式寄出。预分拣标准用于邮寄一般物品（通讯、通知等）。预分拣标准的邮费低于头等舱，但必须满足 USPS 规定的某些分拣要求。在Virginia，大多数头等舱邮件将在 1 到 2 天内送达。在Virginia，预先分拣的标准配送通常需要 7 到 10 天。
问：批量邮寄需要多少件邮件？
答：200 件或50 磅邮件是批量邮寄的最低要求。
问：什么是许可证标志？
答：许可证指示符是在邮件上印制的名称（代替实际邮资），用于支付特定许可证号码下的邮资。通用标志必须包括邮件类别、使用的许可证编号、许可证签发的城市和州，以及"U.S. POSTAGE PAID 字样。"
问：我能否将许可证邮件放入 USPS 投递箱？
答：没有。使用许可证邮寄的邮件必须至少包括200 相同的邮件。USPS 表格中必须填写邮寄人的姓名、许可证号、日期、件数、每件费用以及从许可证号码账户中扣除的总邮费。邮件必须提交给发放许可证号的邮局的商业邮件登记处。
关于 USPS 的一般问题
问：字母和平面有什么区别？
答：要符合信件的要求，邮件的高度必须至少为3 ½ 英寸 x5 英寸长，并且......。007英寸厚，但不得大于6 1 /8 英寸高 x11 1 /2 英寸长和1/4 英寸厚。扁平邮件是指高度大于6 1 /8 英寸 x11 ½ 英寸长和厚度大于1/4 英寸，但高度小于12 英寸 x15 英寸长和厚度小于3/4 英寸的邮件。
问：何时使用海关表格？我应该使用哪种表格？
答：重量不足一磅的国际邮件不需要填写海关表格。重量介于一磅到四磅之间的国际邮件需要绿白相间的 USPS 表格 2976。重量超过四磅的国际邮件需要较大的白色 USPS 表格 2976-A。请完整填写表格，并将其附在包裹中。